1. Abschlussphase Sales zu After Sales Übergabe
Auslöser für Übergabe an After Sales ist der Zeitpunkt der Übergabe ist der Vertragsabschluss.
Wenn Sales Vertrag erhält wird von Sales eine E-Mail verschickt mit dem After Sales Kontakt im c.c und mit dem Kalenderlink zum Vorbereitungstermin.
Sales erstellt ein Übergabeprotokoll in HubSpot für den After Sales
Inhalte des Übergabeprotokolls:
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Geplanter Starttermin
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Gebuchte Module und Zusatzleistungen
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Schnittstellen ja oder nein und welche
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Datenschutz Themen oder Besonderheiten
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Kundenlogo gebucht und vorhanden ja oder nein
- Kriterienliste und Mitarbeiterliste beifügen, falls schon vorhanden
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Besondere Vereinbarungen, Risiken oder offene Punkte
Sales trägt in HubSpot ein:
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Module und Kosten korrekt hinterlegt
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Deal Status entsprechend angepasst ("erfolgreich abgeschlossen")
- Hauptansprechpartner Kunde inklusive Kontaktdaten wird ebenfalls im Hubspot dokumentiert
- Follow-up setzen (der Sales Lead setzt ein Follow-up für den After Sales Lead in HubSpot, eine Woche nach Vertragsabschluss.)
Terminvereinbarung und Onboarding Start liegt damit in After Sales Verantwortung
After Sales übernimmt:
- Den Wechsel der Pipline von Sales zu After-Sales
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Kontaktaufnahme mit dem Kunden zur Terminvereinbarung (Vorbereitungstermin)
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Planung Kick-off beziehungsweise Onboarding Termin
Falls Kunde mehrmals (3-5 mal) nicht erreichbar ist:
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After Sales informiert Sales
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Sales unterstützt bei der Kontaktaufnahme.
Technische und organisatorische Regeln
Zugänge:
Keine neuen Extra Demo Zugänge erstellen. Nutzung des bestehenden Demo Zugangs.
Vertragsfrist für Monatsstart
Spätestens am 12. des Monats muss der Vertrag unterschrieben sein, damit der Kunde im Folgemonat starten kann.
Regelmäßige Abstimmung Sales und After Sales
Einmal monatlich am 12. des Monats:
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Status laufender Deals besprechen
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Herausforderungen im Onboarding
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Verbesserungen im Übergabeprozess
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Learnings aus Kundenprojekten
Klare Rollenverteilung
Sales ist verantwortlich für:
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Vertragsabschluss
- Standardisierte Dokumente
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Vollständiges Übergabeprotokoll
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Korrekte Module und Preise in HubSpot
After Sales ist verantwortlich für:
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Terminvereinbarung
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Onboarding
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Technische Einrichtung
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Laufende Kundenbetreuung in der Startphase
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ggf. weitere Standardisierte Dokumente (z.B. Poster oder Flyer)
